Výrobný proces je jasne definovaný sled úkonov(operácií), ktorý z materiálu A vytvorí výrobok B. (niekedy nečakane vznikne výrobok C, ale to si môžu dovoliť len umelci, alebo je to nepodarok :-). Bodu A, ktorý predstavuje moment, kedy máme do stroja čo sypať a má to tam kto nasypať v správnom čase predchádza ešte bod 0, teda nejaký nákup, manažovanie dodávateľského reťazca, príjem materiálu atď. Tieto prípravné procesy sa dajú ľahko navrhnúť, digitalizovať a pokryť vhodným softvérom(ERP a MRP systémom), ktorý minimalizuje, alebo tieto procesy aizuje. Výrobok B samozrejme ešte vhodne pre zákazníka zabalíme, uložíme na prepravný obal(paletu), naplánujeme rozvoz, expedujeme atď atď..
Čo je ale dôležité, tak každý tento výrobný aj nevýrobný proces je v súlade s paretovým pravidlom, ktorý hovorí, že na 80% úžitku vynaložíme 20% času a na posledných 20% zasa 80% času. Mohli by sme povedať aj nákladu, ale náklad je len prezlečený čas. V podstate, čím viac času na optimalizáciu procesu vynaložíte, tým menší je marginalizovaný úžitok.
V praxi to znamená, že zavediete systém, ktorý rieši 90% prípadov aicky, ale ak ho chcete ešte rozšíriť na zvyšných 10% prípadov, tak je to len sieť výnimiek, pravidiel, nie vždy exaktne definovateľných premenných. Áno, dá sa to, ale to je ako brúsiť diamant a je to náročné. Potom nastáva otázka, že či má zmysel tých 10 percent prípadov vôbec riešiť. Ak chcete mať proces aizovaný, tak by ste mali smerovať k tomu, že tých 10% postupne z vašej výroby vymizne a nie, že sa ich snažíte krvopotne popísať a skrotiť.
Toto je koncept good enough, ktorý hovorí, že existuje moment, kedy je zavedený proces (alebo systém na riadenie procesu) dostatočne dobrý, že už funguje. Moment, kedy už prináša úžitok, ale nie je dokonalý. Napríklad, že si musíte k procesu ešte evidovať bokom v exceli nejakú tabuľku, alebo si report urobiť cez kontingenčnú tabuľku. V tomto momente máte 2 možnosti:
- začnete brúsiť diamant do dokonalosti aj za cenu neúmerných nákladov
- zamyslíte sa nad tým, či diamant vôbec potrebujete: v tomto prípade si v danom momente urobíme analýzu, či zavedený proces má zmysel komplikovať. Lebo každá komplikácia prináša naviacprácu nielen pri zavedení, ale aj počas opakovaného vykonávania procesu. A to nechce nikto. Ako som písal vyššie, je jednoduchšie výnimky eliminovať a proces simplifikovať, ako ho komplikovane popisovať a udržiavať v takom stave.
Viem že sa to ľahko hovorí a horšie aplikuje do praxe, ale každý rozumný manažér tieto niekedy bolestné kroky podstupuje. Typickým príkladom je, že sa Vám podarí aizovať 80% Vašej výroby, ale 20% výrobkov ide ešte starou technológiou nad ktorou nemáte takú kontrolu, alebo sa to robí ešte ručne atď.. Ak sa chce firma posunúť ďalej, tak je rozumnejšie opustiť tých 20%, zúžiť výrobný program a radšej copy paste násobiť aizovaných 80%. Pretože kopírovanie je už jednoduchšie, riziko je minimálne a prínos(ROI) je kalkulovateľný. Firma môže kontrolovane rásť a nemyslieť na tých 20%, ktoré nebudete schopný v budúcnosti efektívne zabezpečiť a pokryť.
Iný príklad: robíte príjem materiálu. Rozhodli ste sa zaviesť proces váženia, tlače štítku na každú paletu materiálu(šaržovanie materiálu), aby ste mali vysledovateľnosť. 90% materiálu prichádza od dodávateľov na paletách, jasne označených, jasne definovaných obalov, zvyšných 10% prichádza balených inak, nerovnomerne, nehomogénne. Na tých 90% viete donútiť dodávateľa aby Vám tlačil SSCC, ktorý len olíznete Vašou čítačkou a paleta sa zaradí vo Vašom systéme. Pri presnej skladbe obalov na palete viete presne spočítať taru obalov a pri kontrolnom odvážení získate presné množstvo materiálu na palete. Paráda. V tomto momente viete presnejšie naplánovať výrobu, viete dohľadávať výrobné chyby materiálu. A potom nastáva ten moment:
- vyvinúť samostatný systém aj pre zvyšných 10% prijímaného materiálu
- takýto materiál vôbec neprijímať a nahradiť ho materiálom, ktorý viete systematizovať.
Nedá sa to vždy takto generalizovať, ale myšlienkou je, aby sme si život zbytočne nekomlikovali a nemíňali energiu na niečo, čo nemá zmysel.